实验室库存管理指南


管理实验室中的库存可能是一个很大的任务。 虽然它很容易被遗忘,它仍然是降低成本和提高生产力的单一最有效的方法之一。 为了帮助,我们已经把这个方便的指南, 实验室的库存管理 。

实验室库存管理

无论您的实验室规模如何,控制库存是您可以做的最重要的事情之一,使一切顺利。 监测消耗品,试剂,实验室设备和仪器可能是一项大的任务。 但如此有效地提高生产力和降低成本。 进一步扩展实验室预算并提高效率,可以通过一些简单但富有创意的提示实现。

创建起点

无论您是开始一个新的实验室或工作,简化了清点过程,创造一个出发点是必不可少的。 掌握一切; 我的意思是一切。 你可以用笔和纸或软件做这个老式的方式。 无论您选择什么,请确保每个项目都被考虑。 这将是您的初始库存。 一旦你完成,你可以开始对所需的东西对比那些不是。

评估库存水平和减少

现在你已经完成了列表,现在是评估你可以使用越来越多的列表的时候了。 在这样做的时候,你应该仔细考虑你的日常生活的每一个方面。 什么产品最常使用? 每周或每月使用多少? 回想6个月,你重新排序这些项目有多少次? 您当前的项目是否需要超过当前水平的额外库存? 你曾经不得不丢弃到期限到期的用品吗? 问自己所有这些问题将开始提出一个行动计划。 这是一个好主意,记笔记,这样你有一个参考点,回去。

现在是时候把这些发现工作。 创建一个新的列表或电子表格,列出您将继续使用的所有产品。 请注意您的实验室将保留的最低金额。 这将成为重新排序的阈值。 一旦电源减少到这个阈值,这将是重新排序的设置时间。 如果你可以自动完成此过程实验室库存软件 ,我建议这样做。 利用市场上免费的实验室管理软件产品。

这也是当你想评估减少的可能性。 你可能注意到仔细检查,有些供应 实验室库存管理指南继续坐在架子上。 虽然我强烈建议大量订购以节省一些现金,如果你没有能力使用它,这并不总是明智的。 存储的成本是大多数经理错过的。 想象你的存储设施的每平方英尺像一个停车库。 你会想要最大限度地增加你可以停在它的汽车数量,以获得最多的钱。 你也想确保进入的东西,也出去。 长时间停在空间中的汽车不会像经常转动汽车那样产生相同的利润(特别是在事件期间,但是这是一个完全不同的故事)。 所以就像一个停车库,你想确保库存正在使用,值得它占用的空间。 过度采购和占用大量空间用于未使用的实验室用品是浪费和昂贵的。

库存位置分配

一旦你计划了你的实验室库存库存水平,你应该尽早考虑它将去哪里。 仔细的规划可以提高实验室的效率。 例如,所有用品应易于取用,并放置在适当储存的地方。 您可以将所有常用的项目放在一起,具有类似过期日期的产品等等。 按使用频率,到期日期和类型对库存进行分组可创建易于从中重新库存的有组织系统。

一个伟大的方式做,这是使用条码系统 。 您可以将条形码位置分配放置在存储设施的各个货架或区域上。 在存储供应订单时,可以将关联条形码应用于产品并扫描到适当的位置。 每当项目被移除时,它被扫描出来并且库存级别被自动从库存中移除。 这可以方便快捷地跟踪您的放养水平和位置。 然而,自动化并不总是成本有效或必需的。 一个简单的手写地图可以显示放养室及其中的产品的布局。 保持电子表格张贴手动添加和减少用品,因为他们使用是相当方便。 虽然自动化使它无缝,有时一个好的铅笔和纸是很多。 你也可以考虑在墙上安装一个粉笔板或白板,并保持轨道!

存储耗材在组织容器和储存容器可能的情况下。 如果您的预算允许,投资于分配箱系统。 它们是保护库存免受灰尘和碎屑的良好方法,也使检索变得快捷方便。 相信我。 不断地打开和关闭纸板箱(更不要说溢出的风险)是令人讨厌和低效的。 每秒计数。 您在储存室中可以节省的时间越多,在实验室中花费的时间就越多。

正确存储实验室设备和仪器也应是您列表中的优先项目。 请记住,由于维护和校准成本,设备可能真正推动您的预算限制。 如果设备没有正确存放,会导致过早失效或损坏,这将是一种耻辱。 虽然它看起来很直接,但在存储设备时需要考虑几件事情。

  • 不要存放在极端温度或极端温度下
  • 远离水源(水槽,洗手盆等)
  • 投资在盖子和盾牌,以保护免受碎屑和灰尘
  • 将设备保持在废物水平,以便易于取出 - 降低风险或掉落
  • 不要在不使用时将设备插入(自动化和网络设备除外)
  • ID每一块实验室设备和监测器以及库存产品
  • 维护和校准记录应存储在附近

杠杆定价

现在你已经确定了你的袜子水平,是时候订购! 你可以利用你将在大批量备货的产品,以获得更好的交易实验室的供应商 。 我强烈建议直接与他们联系,询问批量定价折扣和其他将降低成本的计划。 长期订单是通过允许供应商来处理定期订单履行你。要腾出实验室一些空间,一个伟大的方式M2了Scientifics为您提供便利的一个常设的订单服务。

不要因小包装尺寸和数量而沮丧。 请花几分钟时间与供应商联系,询问他们是否有可用数量。 许多供应商会乐意为您定制一个定制订单尺寸,以满足您的要求。 记住,只需几分钟的时间来请求信息就可以真正地节省你很多钱。利用您的购买力进一步扩展您的预算。 相信我。 我们不介意!

设备维护计划

这通常不是实验室库存过程的一部分,但值得一提。 这是一个好主意,使您的库存管理过程的实验室设备服务和校准的一部分。 列出每一件需要服务的设备,并安排一个时间表 制造商建议。 在存储设备的地方保存检查表,并在任何时间完成库存审核时检查。 这将作为提醒,保持服务和警告您即将到来的时间表。 正确维护你的实验室设备可以为你节省很多麻烦,甚至更多的钱。 我强烈建议您将这部分库存作为例行程序。

维护记录

实验室用品不是你应该保持密切跟踪的唯一的东西。 保持良好记录并确保安全存储是运行高效实验室的关键。 我可以写几个小时正确分配文件和笔记,但我只关注成本记录。 保留所有收据! 这似乎毫无意义,因为它是一般的理解。但是,我不能告诉你这是多么重要。 除了跟踪费用,收据是回收您购买的产品编号和供应商的宝贵工具。 我建议您创建每个发票的数字副本,并将其保存在您使用的实验室软件中,或者甚至在外部硬盘驱动器上。 还应保存硬拷贝。 防火文件柜是保护重要文件的绝佳方式。 一个用锁来安全地保护敏感信息也不是一个坏主意。

这与实验室库存管理相关? 简单。 每周或每月存储您的记录,并将其滚动到您的放养水平检查。 做一个清单(是的,我喜欢列表)您保存记录的所有项目。 在进行放养级别审核时,您还可以运行记录,并确保一切顺利。 检查缺少的发票,确保正在收集数据,验证签名,列表继续。 无论你的实验室需要保持良好的记录,使它成为你的清单上的一个项目,将确保你总是最多的鼻烟。

分配团队职责

为了使整个过程更加可行,赋予团队成员个人责任是一个好主意。 例如,您可以为一个实验室技术人员分配存货新订单的职责,而另一个实验室技术人员则分配库存库存水平的任务。 您团队的其他成员可以负责设备服务计划。 如果你决定分散职责,我强烈建议举行一次快速会议。 向每个人解释新流程的目标,你的主要优先事项,谁将会做什么和你将要进行的后续程序。 团队中的每个人都应该对目标和如何实现目标有很强的理解。 让每个人都在同一页上是确保您的实验室库存管理系统完美运行的最佳方法之一。

制定库存审计计划

此步骤超出了您可能进行的每周,每两周或每月库存补货计数。 开发和跟踪库存审计时间表是跟进团队并确保流程正常运行的一个很好的方法。 你已经知道什么是来不是你? 创建列表! 是。 另一个列表。 但这一个真的很简单。 只记下您的库存流程的关键组成部分。 确定您希望完成审核的频率,然后再执行此操作。 你可能决定每季度,半年或甚至每月进行,如果你有野心。 使用列表作为指南,并检查实验室库存过程的所有元素。 确保放养水平得到适当保持,确保没有昂贵的浪费,确保记录正确保存,检查设备维护合规性并检查耗材的到期日期。 当然,可能有更多的研究,但这些只是你可以审计的项目。

审计是一个跟踪一切的一个伟大的方式一目了然。 这也是让你团队中的每个人都诚实的好方法。 您可以委托库存管理流程的每一部分,但没有适当的后续行动,您将永远不会知道工作的效率。

结论

每个实验室有不同的要求。 一些股票比其他股票多,但不管手头的供应量,总是有可能修整脂肪,使库存管理更有效率。

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